Od 1 czerwca 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce. Reforma wprowadziła pełną elektronizację procedur, uproszczenie procesów administracyjnych oraz nowe powody odmowy wydania zezwoleń.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany, które dotyczą zarówno pracodawców, jak i cudzoziemców.

---

Legalizacja pracy przez internet

Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie sprawy dotyczące zatrudniania cudzoziemców załatwisz online – przez portal Praca.gov.pl.

Nowe przepisy obejmują m.in.:

• składanie wniosków o zezwolenie na pracę,

• zgłaszanie oświadczeń o powierzeniu pracy,

• przesyłanie dokumentów i załączników w formie elektronicznej.

Kogo dotyczą przepisy?

Cudzoziemcem jest każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego, z wyjątkiem obywateli:

• państw UE i EOG,

• Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej (na podstawie umowy o wystąpieniu z UE).

---

❌ Likwidacja testu rynku pracy

Od teraz nie ma obowiązku uzyskiwania informacji starosty (tzw. testu rynku pracy) przy składaniu wniosków o:

• zezwolenie na pracę,

• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,

• zezwolenie na pobyt i pracę w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji.

Uwaga:

W przypadku pogorszenia sytuacji na rynku możliwe będzie wprowadzenie lokalnych ograniczeń, np.:

• list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców,

• limitów zatrudnienia w określonych branżach.

Decyzję o wprowadzeniu takich ograniczeń podejmuje Rada Ministrów lub starosta na wniosek urzędu pracy.

---

⚡ Fast Track – szybka ścieżka zezwoleń

Wprowadzono tzw. Fast Track, czyli przyspieszoną procedurę wydawania zezwoleń na pracę.

Dotyczy:

• firm o znaczeniu strategicznym,

• kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy,

• zawodów deficytowych (określonych w rozporządzeniu).

Procedura obejmie również:

• wnioski o wizy oraz

• zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

---

Nowe powody odmowy zezwolenia

Wojewoda lub starosta mogą odmówić wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia, jeśli:

• cudzoziemiec wcześniej nie podjął pracy mimo przyjazdu do Polski,

• pracodawca utrudniał kontrole legalności zatrudnienia,

• firma nie odprowadzała składek lub podatków,

• cudzoziemiec ma pracować na rzecz osoby trzeciej nie będąc pracownikiem tymczasowym,

• wymiar czasu pracy to mniej niż 1/4 etatu,

• zatrudnienie ma się rozpocząć później niż 12 miesięcy od wydania zezwolenia (lub 6 miesięcy w przypadku oświadczenia).

---

Delegowanie cudzoziemców do Polski

Nowe przepisy regulują delegowanie cudzoziemców przez zagraniczne podmioty.

Warunki legalnego delegowania:

• cudzoziemiec musi być zatrudniony przed delegowaniem,

• musi mieć status pracownika,

• wymagane są powiązania kapitałowe pionowe (brak możliwości delegowania między spółkami siostrzanymi),

• delegujący podmiot musi świadczyć usługę eksportową.

---

Ograniczenia dotyczące wiz

Nie można podjąć pracy w Polsce, jeśli przebywa się na podstawie wiz wydanych:

• przez inne państwa strefy Schengen,

• w celach turystycznych, zdrowotnych, edukacyjnych, kulturalnych, sportowych,

• lub religijnych i humanitarnych.

---

Nowe obowiązki informacyjne pracodawców

Przekazanie kopii umowy

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca musi przesłać kopię umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie.
Odbywa się to przez portal Praca.gov.pl.

Terminy wdrożenia systemu:

• od 1 lipca 2025 – dla oświadczeń i zezwoleń sezonowych,

• od 1 sierpnia 2025 – dla zezwoleń na pracę.

---

Obowiązek zgłaszania zmian i zdarzeń

Dla oświadczeń:

• podjęcie pracy – w ciągu 7 dni,

• niepodjęcie pracy – w ciągu 14 dni,

• zakończenie pracy – niezwłocznie (unieważnia oświadczenie).

Dla zezwoleń:

Pracodawca musi powiadomić wojewodę (w ciągu 7 dni), jeśli cudzoziemiec:

• nie podjął pracy przez 2 miesiące,

• przerwał pracę na ponad 2 miesiące,

• zakończył pracę przed czasem.

Brak zgłoszenia grozi grzywną do 5000 zł.

Dodatkowo należy zgłaszać:

• zmianę nazwy, siedziby lub formy prawnej pracodawcy,

• przejęcie zakładu pracy,

• zmianę nazwy stanowiska (bez zmiany obowiązków).

---

Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Pracodawca wymieniony w jednolitym zezwoleniu ma obowiązek poinformować wojewodę w ciągu 15 dni o:

• utracie pracy przez cudzoziemca,

• zmianach dotyczących pracodawcy,

• przejściu zakładu pracy,

• zwiększeniu wymiaru czasu pracy,

• zmianie formy zatrudnienia lub stanowiska.

---

Odmowa zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Nowe przepisy rozszerzają listę przypadków, w których nie można złożyć wniosku o zezwolenie.

Nie mogą ubiegać się o zezwolenie cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz wydanych w celach:

• turystycznych,

• odwiedzin,

• sportowych,

• kulturalnych,

• edukacyjnych,

• szkoleniowych,

• tranzytowych,

• zdrowotnych lub humanitarnych.

Nie przyjmuje się również wniosków od osób przebywających na podstawie wiz lub zezwoleń wydanych przez inne państwa Schengen.

---

Zmiany dla agencji zatrudnienia

Agencje pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej muszą:

• prowadzić działalność co najmniej 2 lata,

• złożyć wniosek o zmianę wpisu do rejestru,

• uiścić opłatę 1000 zł.

Okres przejściowy:

Agencje działające przed 1 czerwca 2025 r. mogą kontynuować działalność, ale muszą złożyć wniosek o zmianę wpisu do 31 sierpnia 2025 r.

---

Podsumowanie

Reforma z 1 czerwca 2025 roku to największa zmiana w systemie legalizacji pracy cudzoziemców od lat.
Najważniejsze efekty to:

• pełna digitalizacja procedur,

• likwidacja testu rynku pracy,

• szybsze procedury dla kluczowych zawodów i firm,

• większe obowiązki informacyjne dla pracodawców,

• nowe zasady dla agencji zatrudnienia i Niebieskiej Karty UE.

To duży krok w stronę uproszczenia i transparentności systemu, ale również wzmocnienia kontroli legalności zatrudnienia w Polsce.